Por Inon Neves
(*)
Seja
aprovando um contrato urgente pelo smartphone no saguão do aeroporto ou
acessando um relatório confidencial durante uma viagem de negócios, os
executivos brasileiros estão vivenciando uma transformação em como lidam com
documentos. A gestão documental móvel – Mobile DMS (Document
Management System em dispositivos móveis) – tem provocado uma mudança na forma
como as empresas fazem a gestão documental, com foco na mobilidade.
Com
colaboradores espalhados entre escritórios, home offices e viagens, a demanda
por sistemas de gestão documental acessíveis via dispositivos móveis explodiu.
Soluções de Mobile DMS permitem que toda a documentação corporativa – antes
restrita a pastas de rede ou arquivos físicos – esteja literalmente na palma da
mão dos executivos e das equipes. Esse acesso traz benefícios estratégicos:
tarefas antes adiadas até a volta ao escritório agora podem ser resolvidas em
minutos, de qualquer lugar.
A
mobilidade tira atrasos dos fluxos de trabalho e imprime um ritmo mais
acelerado aos negócios. Os ganhos de produtividade são tangíveis. Estudos
estimam que empregados desperdiçam horas por dia buscando documentos em
sistemas fragmentados; quando tudo está centralizado em um DMS na nuvem
acessível pelo celular, essa perda de tempo cai drasticamente.
Capacitar
a gestão documental móvel em larga escala só é possível graças a avanços
tecnológicos recentes que tornam a experiência segura e eficiente. A
conectividade 5G é um desses pilares. Com a quinta geração de redes móveis, o
Brasil deu um salto em velocidade e latência de conexão, o que possibilita que
arquivos pesados sejam baixados ou sincronizados quase instantaneamente no
celular, viabilizando, por exemplo, abrir um desenho técnico ou vídeo
corporativo no ato, sem esperas.
A
ampla banda e baixa latência do 5G também suportam melhor o uso de aplicativos
de DMS em tempo real, mesmo fora do Wi-Fi do escritório, reduzindo falhas de
acesso e frustrações. Para empresas, isso significa que seus executivos e
equipes remotas ficam constantemente conectados ao acervo documental, seja para
uma videoconferência com compartilhamento de documentos ou para aprovar um
fluxo no sistema ERP integrado ao DMS via nuvem.
Desafios
e melhores práticas na adoção do Mobile DMS
Apesar
dos benefícios claros, a implementação de um Mobile DMS em ambientes
corporativos complexos não está isenta de desafios. Questões de segurança e
compliance estão no topo da lista de preocupações de qualquer CIO. Permitir
acesso móvel a documentos confidenciais pode soar arriscado à primeira vista –
afinal, dispositivos móveis podem ser extraviados ou interceptados em redes
públicas. Por isso, é fundamental adotar medidas de segurança adequadas, como
criptografia de dados, controles rígidos de acesso e gestão de dispositivos
móveis, mitigando riscos potenciais.
Plataformas
robustas de DMS móvel já incorporam muitos desses recursos de fábrica: dados
trafegam sempre criptografados, arquivos armazenados localmente no aparelho
ficam protegidos por criptografia e podem ser apagados remotamente, e políticas
de acesso garantem que cada usuário veja apenas o que lhe é permitido.
Conciliar mobilidade e proteção de dados é possível e necessário, mas requer um
planejamento cuidadoso de TI – incluindo testes de invasão, configurações de
alertas para acessos suspeitos e atualização contínua contra novas ameaças.
Outro
desafio crítico é assegurar a aderência dos usuários e a integração fluida às
operações existentes. De nada adianta liberar um aplicativo de DMS móvel se os
funcionários não o utilizarem corretamente ou continuarem presos a antigos
hábitos (como salvar documentos localmente ou enviá-los por e-mail). As
melhores práticas indicam investir em interfaces intuitivas e treinamento. Um
Mobile DMS deve ter uma experiência simples, quase tão fácil quanto usar um
aplicativo de mensagens, para incentivar a adoção ampla. Garantir
compatibilidade entre plataformas e dispositivos também é essencial –
independentemente de o executivo usar iPhone, Android, tablet ou notebook, ele
deve conseguir acessar o sistema.
Em
ambientes corporativos complexos, o DMS não atua isoladamente –deve conversar
com outras aplicações (desde suites de escritório até sistemas legados de
gestão). Uma boa prática é optar por soluções de Mobile DMS que ofereçam APIs e
conectores com ferramentas já usadas pela empresa, facilitando fluxos de
trabalho contínuos. Por exemplo, integrar o DMS com plataformas de assinatura
eletrônica permite que um contrato seja revisado no celular e já enviado para
assinatura digital imediatamente. Ou integrar com o e-mail corporativo e apps
de colaboração (Teams, Slack) para que compartilhar um documento seja tão
simples quanto enviar uma mensagem.
Essas
integrações eliminam barreiras e fazem do DMS móvel uma extensão natural do
ambiente de trabalho, em vez de mais uma aplicação separada. Em suma, superar
os desafios requer planejamento multidisciplinar e foco nas melhores práticas:
segurança desde a concepção, usabilidade, treinamento, integração e compliance.
Organizações
que seguem esse caminho estão aptas a implantar o Mobile DMS mesmo em contextos
altamente regulados, tirando proveito da mobilidade sem comprometer seus
padrões operacionais ou regulatórios.
Em
conclusão, a mobilidade está revolucionando a gestão documental ao torná-la
onipresente, ágil e integrada às estratégias de negócio. Se antes gerir
documentos era sinônimo de burocracia e lentidão, agora, com um Mobile DMS bem
implementado, torna-se sinônimo de celeridade e vantagem competitiva. Quem
adotar as práticas corretas e investir em mobilidade segura colherá ganhos
concretos em produtividade, colaboração e tomada de decisão, além de manter a
conformidade em dia. Em um ambiente corporativo onde tempo é dinheiro e
informação é poder, ter a gestão documental acessível em qualquer lugar pode
ser o diferencial entre liderar uma revolução digital ou ficar para trás nessa
nova era móvel.
(*) É vice-presidente da Access.
Ilustração: Data Storage.
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